SKENARIO PURCHASE PT KITA

TUGAS 9 MATA KULIAH ERP

Vika Dewi Febriana Sari

4411215051

SKENARIO PURCHASE

Deskripsi Skenario

Departemen akunting PT Kita membuat pesanan yang berisikan tentang keperluan ATK untuk periode 3 bulan.

List barang yang akan dibeli sebagai berikut.

No.	Jenis Barang	Jumlah Yang Perlu Dipesan
1	Kertas A4 80gsm merk “Sinar Dunia”	60 rim
2	Ballpoint warna biru merk “Standard”	500 pcs
3	Catridge warna hitam merk “HP” type B60	10 pcs
4	Catridge warna magenta merk “HP” type B60	5 pcs
5	Catridge warna kuning merk “HP” type B60	5 pcs
6	Catridge warna biru merk “HP” type B60	5 pcs
7	Kalkulator merk “Casio”	10 pcs
8	Amplop Coklat	500 pcs

PT KITA memesan barang kepada PT Citra Gemilang , sebagai suplier yang memenangkan proses seleksi vendor dalam bidang penyedia barang ATK untuk PT KITA.

TAHAPAN

1.       Pembuatan PR (Purchase Request)

Departement akunting membuat PR (Purchase Request) atas barang barang yang akan dipesan. PR tersebut diinput ke dalam ERP sistem dan diteruskan oleh departement purchasing.

Bentuk PR sebagai berikut

2.       Pembutan RFQ

PR kemudian diterima oleh departement purshasing. Dikarenakan PR tersebut bukan inventory, maka yang menangani PR tersebut ada bagian purchasing non material head.

Departemen Purchasing kemudian membuat RFQ (Requset for Quotation) atau , Meminta penawaran kepada tiga supplier. Quotation akan dikirimkan oleh masing masing supplier sebagai bentuk feedback. Supllier dengan pertimbangan harga termurah akan dipilih.

3.       Pembuatan PO (Purchase Order)

Setelah menerima penawaran, maka bagian purchae akan membuat PO yang dikirm ke Supplier tsb.

4.       Good Receipt

Apabila barang sudah diterima, maka dari pihak gudang akan melakukan proses GR supaya barang tersebut masuk stock dan sebagai pemberitahuan bahwa barang sudah diterima.

5.       Invoice (Tagihan)

Bagian Finance dari supplier mengirimkan tagihan berupa invoice

6.       Payment (Pembayaran)

Setelah menerima invoice, maka tahap selanjutnya adalah melakukan pembayaran sesuai dengan besarnya tagihan. Aturan pada proses pembayaran biasanya sudah dilakukan pada awal dengan kesepakatan bersama. Kesepakatan antara PT KITA dan PT Citra Gemilang adalah melakukan pembayaran dengan cara satu kali bayar pada 30 hari setelah PO diterima.

Download file terkait :
1. Contoh Purchase request (PR)
2. Contoh Purchase Request
3. Contoh RFQ (Request for Quotation)
4. Contoh Invoice
5. Contoh Payment

Selamat Membaca.... 

COA (CHART OF ACCOUNT)

 COA (CHART OF ACCOUNT)

Definisi

Chart of Accounts atau yang di dalam bahasa Indonesia disebut Bagan Akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan menggunakan simbol-simbol huruf, angka, atau paduan antara keduanya.

rangkaian akun-akun yang sudah sistematis

Chart of Accounts atau yang di dalam bahasa Indonesia disebut Bagan Akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan menggunakan simbol-simbol huruf, angka, atau paduan antara keduanya yang bermanfaat untuk membantu pemrosesan data, baik secara manual maupun terkomputerisasi, agar lebih mudah diproses, dikontrol, dan dilaporkan.

Sebagian besar orang atau pengguna bagan akun tetap menyebutnya dengan istilah Chart of Account. Atau kadang-kadang disingkat dengan istilah: CoA. Di dalam kegiatan sehari-hari, Chart of Account malah lebih sering disebut sebagai kode akun, dan bukan bagan akun. Padahal padanan kata yang tepat untuk kode akun adalah account code, dan bukan chart of account.

Definisi chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai daftar yang terjadi dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan disusun dalam struktur akun tertentu, secara sistematis. Termasuk di dalamnya adalah unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan nama akun (accounts name). Kode akun dan nama akun inilah yang digunakan organisasi untuk mengelompokan, mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya dengan cara sistematis.

Kode akun adalah rangkaian yang dapat berupa susunan angka (numerik) atau huruf (alphabet) atau paduan antara angka dan huruf (alfanumerik) yang sangat sistematis, mudah dipahami, fleksibel, dan juga memiliki sifat khas (khusus) untuk setiap akun yang diwakilinya. Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda.

Nama akun adalah istilah atau sebutan yang digunakan untuk mengidentifikasikan suatu akun yang digunakan di dalam transaksi-transaksi akuntansi. Nama-nama akun ini secara baku telah di kelompokkan dan diatur secara jelas. Meskipun demikian, penamaan dimasing-masing perusahaan bisa saja berbeda.

Macam-macam kode akun:

1. Angka
Angka merupakan simbol yang paling handal dan paling banyak digunakan dalam membuat kode akun dan kode lainnya di dalam bagan akun. Fleksibilitas di dalam sebuah angka terbukti jauh melebihi simbol huruf, meskipun pada situasi tertentu huruf juga bisa menjadi jauh lebih efektif dibandingkan dengan angka.
Contoh
100 000   Kas
100 100   Kas Besar
100 200   Kas Kecil
200 000   Bank
300 000   Persediaan
400 000   Piutang
400 100   Piutang Dagang
400 200   Piutang Lain-lain
dan seterusnya

2. Huruf
Huruf merupakan simbol yang jauh lebih berciri khas jika dibandingkan dengan simbol angka. Namun seperti telah disebutkan, fleksibilitasnya jauh lebih rendah dibandingkan dengan simbol angka.

Penggunaan simbol huruf sebagai kode akun sangat jarang dilakukan. Simbol huruf biasanya lebih banyak digunakan untuk kode nama perusahaan, kode nama pelanggan, kode nama pemasok, kode nama bank, kode wilayah atau kode daerah.

Hal yang menarik dalam pembuatan kode-kode dengan huruf adalah tidak ada ikatan sistematika tertentu yang harus selalu diikuti, melainkan kepantasan dan juga kemungkinan adanya tumpang-tindih dengan singkatan dari kota, wilayah lainnya.

Contoh Kode Nama Kota

JKT  Jakarta
SBY  Surabaya
MDN  Medan

Contoh Kode Saham
SMCB  PT. Semen Cibinong, Tbk
TSPC  PT. Tempo Scan Pacific, Tbk

3. Paduan Angka dan Huruf
Paduan angka dan huruf digunakan untuk memadukan kekhasan yang dimiliki simbol huruf dan fleksibilitas dari simbol angka. Paduan semacam ini seringkali digunakan dengan cara menempatkan simbol huruf di depan simbol angka, hal ini terjadi apabila misalnya simbol huruf telah digunakan sebagai kode dari nama perusahaan, nama pelanggan, nama pemasok, nama bank, wilayah atau daerah, tetapi masih dibutuhkan pembagian atau pengelompokan lanjutan yang lebih jelas. Namun, ada juga yang menempatkan simbol huruf di bagian tengah atau di belakang simbol angka atau ada juga yang menempatkan diberbagai posisi (depan, tengah, dan belakang) yang paling lazim adalah contoh pada nomor polisi kendaraan bermotor (mobil dan motor).
Contoh Kode Nomor Polisi Kendaraan Bermotor di Jakarta
B234AC
B42MG
B54M

Contoh Kode Wilayah Penjualan Jakarta
JKT 00   Jakarta
JKT 01   Jakarta Wilayah 1
JKT 02   Jakarta Wilayah 2

Manfaat Pembuatan Kode Akun

Meningkatkan efisiensi pencatatan atau membuat catatan operasional, akuntansi dan keuangan menjadi lebih ringkas dan sistematis. Efisiensi pencatatan juga terlihat pada sistematika catatan yang menjadi jauh lebih rapi dan teratur dengan menggunakan kode akun dibandingkan dengan tanpa kode akun.

1. Meningkatkan control pencatatan, kode akun menjadi identitas transaksi atau kejadian yang mudah dilihat dan diingat oleh para pengguna. Dengan demikian, catatan-catatan menjadi lebih mudah dikontrol, dibandingkan, dan dianalisis, baik untuk tujuan menilai absah atau tidaknya suatu catatan, maupun untuk menilai informasi dalam rangka pengambilan keputusan pengguna informasi yang bersangkutan.
2. Mempermudah perbaikan atau penyesuaian, maksudnya yaitu tindakan-tindakan melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan-catatan yang mengalami perubahan karena kejadian atau transaksi tambahan ataupun karena kesalahan yang dilakukan oleh para pengguna.
3. Mempermudah pemrosesan atas hasil-hasil catatan, dengan kode akun yang efektif, maka seluruh pemrosesan data atau hasil-hasil catatan akan dapat dilakukan dengan mudah dan jauh lebih terkontrol.
4. Mempermudah penyusunan laporan, kode akun yang baik menjadi modal bagi pembuatan laporan-laporan yang baik, dan ini artinya memberikan dasar bagi pengambilan keputusan.
5. Mempermudah pembaca laporan dari berbagai pihak untuk pengambilan keputusan.

Selain manfaat yang telah disebutkan diatas, keberadaan kode akun di dalam struktur pemrosesan suatu sistem juga akan mempermudah pelaksana pemrosesan, karena rata-rata dari mereka lebih hafal dengan kode akunnya dari pada nama akunnya.

DEPARTMENT ACCOUNTING

A.    STRUKTUR ORGANISASI DEPARTEMEN ACCOUNTING

B.   JOB DESCRIPTION MANAGER & STAFF ACCOUNTING

1.    Accounting Manager

1.1.Identitas Jabatan

IdentitasJabatan
NamaJabatan	:	Accounting Manager
Departemen	:	Accounting
Atasanlangsung	:	DirekturKeuangan
Bawahan langsung	:	3 Accounting Staff

1.2.Tujuan Jabatan

Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, memonitor dan mengevaluasi sistem kerja akunting untuk pengelolaan data keuangan dan neraca Rugi – Laba perusahaan

1.3.Tanggung Jawab Utama

No	Uraian	Skala Waktu H/M/B/T
1	Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan	B/T
2	Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L	B/T
3	Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat	BM
4	Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis	BM
5	Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akunting	B/M
6	Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan	Sewaktu-waktu
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

1.4.Indikator

Financial	:	1.	Area Pemasaran
		2.	Pengeluaran
		3.	BiayaOperasional
		4.	Income
		5.	Revenue
		6.	Sales Turn Over
		7.	PenggunaanAset : Set Komputer
Non Financial	:	1.	AtasanLangsung : DirekturKeuangan
		2.	AtasanTidakLangsung : DirekturUtama
		3.	BawahanLangsung : Jr. Accountant Jumlah : 1
			Jr. Supervisor AccontantJumlah : 1
		4.	Bawahan Tidak Langsung : Administrasi Jumlah :

1.5.Dimensi

1.	Memutuskan strategi  kebijakan akunting dalam implementasi strategi per bulan sesuai arahan strategis perusahaan
2.	Menangani masalah strategis dalam implementasi kebijakan akunting perusahaan
3.	Memutuskan permasalahan tehnis strategis harian

1.6.Spesifikasi Jabatan

1	Usia (Minimum)	:	30 tahun
2	Pendidikan (Minimum)	:	S1 Jurusan : Akunatansi
3	PengalamanKerja (Minimum)	:	5 tahun di bidang yang sama
4	KeahlianKhusus	:	NA
4a	Teknis	:	Akuntansi perusahaan
4b	Produk	:	Product knowledge secara umum
4c	Manejerial	:	Leadership, Team building, Analitycal thinking, Problem Solving
5	Karakteristik	:	Kreatif dan inovatif, Berwawasanl uas, Akurat
6	Syarat Khusus Lainnya	:	NA

2.    Accounting Staff

2.1  Identitas Jabatan

IdentitasJabatan
NamaJabatan	:	Accounting Staff
Departemen	:	Accounting
Atasan langsung	:	Accounting Manager
Bawahan langsung	:	NA

2.2  Tujuan Jabatan

Bertanggung jawab dalam melakukan pencatatan dan perhitungan serta medokumentasikannya yang berhubungan dengan kegiatan keuangan perusahaan.

3.    Tanggung Jawab Utama

No	Uraian	Skala Waktu H/M/B/T
1	Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan	B/T
2	Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan	B/T
3	Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan	BM
4	Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan )	B/T
5	Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan)	B/T
6	Melakukan pembayaran gaji karyawan	B
7	Menyusun dan membuat surat-surat  yang berhubungan dengan perbankan dan kemampuan keuangan perusahaan	H/M/B/T
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

4.    Spesifikasi Jabatan

1	Usia(maximum)	:	50 tahun
2	Pendidikan (Minimum)	:	D3/S1 Jurusan : Akutansi
3	PengalamanKerja (Minimum)	:	2 tahun di bidang yang sama
4	KeahlianKhusus	:	NA
4a	Teknis	:	Akuntansi perusahaan
4b	Produk	:	Product knowledge secara umum
5	Karakteristik	:	Kreatif dan inovatif, Berwawasanl uas, Akurat
6	Syarat Khusus Lainnya	:	NA

Fungsi Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi

               Membantu Direktur Keuangan & Umum dalam mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan keuangan beserta administrasinya, penyusunan laporan keuangan, penyusunan anggaran tahunan (RKAP), bahan penyusunan laporan manajemen dan pembinaan PUKK.

D. Tugas Pokok Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi

1.           Mengkoordinasikan pengendalian kegiatan Akuntansi Manajemen, Keuangan, Sistem Informasi Keuangan, dan Kegiatan Pembinaan Usaha Kecil & Koperasi (PUKK).

2.           Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akuntansi manajemen perusanaan.

3.           Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan.

4.           Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).

5.           Mengusulkan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan yang memadai untuk pengembangan system informasi & keuangan dan bentuk – bentuk pelaporan.

6.           Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba / rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan kebijakan akuntansi Direksi.

7.           Mengevaluasi kajian kelayakan investasi dalam surat-surat berharga, akuisisi, merger dan privatisasi.

8.           Mengevaluasi dan menyampaikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) kepada Direksi.

9.           Melaporkan kinerja manajemen unit operasi terhadap anggaran dan standar biaya dan memberikan penjelasan disertai rekomendasi perbaikan yang diperlukan.

10.       Melaksanakan perencanaan dan pengendalian anggaran bulanan, triwulan dan tahunan.

11.       Memeriksa pengajuan Rencana Kebutuhan (RK) dan uang kas kecil (petty cash).

12.       Memberikan pertimbangan mengenai kebutuhan dana yang tidak tersedia alokasi anggarannya dan kebutuhan dana lain di luar anggaran

13.       Menghitung harga pokok dan mengusulkan penetapan tarif.

14.       Mengevaluasi rencana kebutuhan biaya operasional dan modal kerja serta recana penerimaan dan pengeluaran Kas/Bank.

15.       Mengelola alat-alat pembayaran dan surat-surat berharga.

16.       Mengevaluasi penutupan asuransi dan tuntutan ganti rugi.

17.       Mengevaluasi perhitungan kewajiban perpajakan sesuai Undang-Undang Perpajakan.

18.       Menyelenggarakan program bantuan dan pembinaan terhadap Usaha kecil dan Koperasi.

19.       Menyelenggarakan data base mitra binaan.

20.       Menyelenggarakan kegiatan bina lingkungan.

21.       Mengkoordinasikan penyelesaian piutang macet ke Direktorat Jenderal Piutang Lelang Negara, Komisaris dan Pemegang Saham.

22.       Melakukan kompilasi, analisis dan evaluasi piutang usaha dari unit usaha setiap bulan.

23.       Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu Perusahaan yang telah ditetapkan.

24.       Menyiapkan laporan kegiatan Divisi secara benar dan tepat waktu.

E.Tanggung Jawab Divisi Keuangan dan Akuntansi

1.           Mengelola arus keluar/masuk keuangan perusahaan.

2.           Mengontrol dan memastikan semua pekerjaan untuk klien di “invoice” tepat waktu dan dibayar sesuai termin.

3.           Koordinasi masalah pajak dengan pihak konsultan dan memastikan semua aktifitas yang terkait dengan pajak dijalankan dengan baik dan tepat waktu.

4.           Memantau kegiatan di bagian keuangan, termasuk koordinasi dengan semua bagian terkait untuk memastikan semua aktifitas yang berhubungan dengan bagian keuangan berjalan dengan lancar dan benar.

5.           Memastikan semua prosedur dan kebijakan perusahaan dijalankan dengan baik dan konsisten oleh semua staf bagian keuangan dan semua pihak terkait yang dapat mempengaruhi kinerja bagian keuangan.

6.           Identifikasi kelemahan sistem (terutama yang berpotensi merugikan keuangan perusahaan) dan melakukan perbaikan.

7.           Membina staf bagian keuangan supaya dapat bekerja maksimal.

F Batasan Wewenang Divisi Keuangan dan Akuntansi

1.           Mengusulkan perubahan / penggeseran anggaran kepada Direktur Keuangan & Umum. 

2.           Melakukan perubahan nomor rekening.

3.           Melakukan perubahan bentuk laporan keuangan.

4.           Meneliti dan menandatangani R/K.

5.           Mengusulkan mata anggaran kepada Direktur Keuangan & Umum.

6.           Menandatangani cek / giro sesuai ketentuan yang berlaku

7.           Meneliti / memeriksa dan mengusulkan perubahan kebijakan akuntansi kepada Direktur Keuangan & Umum.   

8.           Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Manajemen Perusahaan.

9.           Menerima atau menolak permintaan pembayaran dari unit kerja.

10.       Mengajukan pembayaran seluruh kewajiban perusahaan (perpajakan, retribusi, dan dividen) serta pertanggungjawaban keuangan perusahaan kepada pihak yang berwenang.

11.        Mengevaluasi dan mengajukan usulan kelayakan investasi kepada Direksi.

12.       Sebagai koordinator dalam pengembangan sistem informasi akuntansi & keuangan.

13.       Menyusun dan merevisi Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit Kerja.

14.       Mengusulkan kepada Direksi pemberian bantuan modal dan program hibah dalam rangka pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi.   

15.       Mengusulkan kepada Direksi bantuan bina lingkungan kepada masyarakat di sekitar wilayah perusahaan (Community Development)

16.       Mengusulkan kepada Direksi penghapusan piutang macet.

17.       Menandatangani laporan analisis dan evaluasi piutang usaha.       

G. Hubungan Kerja / Supervisi Divisi Keuangan dan Akuntansi

1.           Kepala Divisi Akuntansi & Keuangan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Keuangan & Umum.

2.           Kepala Divisi Akuntansi & Keuangan membawahi :

·                     Kepala Bagian Sistem Informasi Akuntansi

·                     Kepala Bagian Akuntansi Manajemen

·                     Kepala Bagian Keuangan

·                     Kepala Bagian Pembinaan UKK